طراحی پورتال سازمانی

طراحی پورتال سازمانی یکی از سخت ترین حوزه ها در طراحی سایت است. شما برای طراحی پورتال سازمانی نیاز به برنامه نویسان مجرب و خلاق دارید. ادامه این مقاله درباره پورتال سازمانی و طراحی پورتال سازمانی است.

پورتال سازمانی چیست؟

پورتال یا پرتال سازمانی درگاهی برای اطلاعات سازمان دهی شده و مورد نیاز کاربران با استفاده از ابزارهایی که محصور زمان و مکان نیستند، است. بنابراین تعریف کاربران برای استفاده از پرتال نیاز به داشتن نرم افزار یا سخت افزار خاصی ندارند، در واقع پرتال یک وبگاه است که در سمت بالا بردن خود برای اولین شدن در اینترنت حرکت می کند. به پورتال، وبگاه یا لنگرگاه و حتی گذرگاه! نیز می گویند.

پورتال چیست؟

کلمه پورتال نگارش فارسی کلمه انگلیسی Portal است. پورتال در زبان انگلیسی به معنای ورودی است و گیت ورودی فرودگاه را پورتال می گویند. در اصلاح نرم افزاری به وب سایتی که دسترسی به سایر وب سایت ها را تسهیل می کند و نظام می بخشد، پورتال می گویند. به عبارت دیگر، اگر یک وب سایت، به عنوان گیت ورودی، سامانه های متعدد و وب سایت های پراکنده و سیستم های متشتت را نظم بخشد و یافتن و دسترسی به آنها را راحت کند، به چنین سایتی پرتال میگویند. بر همین سیاق، اگر سایتی علاوه بر کارکردهای معمول اطلاع رسانی، مکانیزم های الکترونیکی را فراهم کرد که مخاطبین سایت و ارباب رجوع تشکیلات، از مراجعات حضوری به تشکیلات بی نیاز شدند و کارکردهای عملیاتی ایشان با سایت، از طریق وب سایت اتفاق افتاد، چنین سایتی را هم پورتال می گویند.

طراحی پورتال سازمانی
طراحی پورتال سازمانی

انواع پورتال

دو نوع سایت پورتال وجود دارد که می تواند به شما کمک کند تا نحوه فعالیت کسب و کار خود را شکل دهید: پورتال های ورتیکال (عمودی) و هوریزونتال (افقی).

پورتال‌های ورتیکال بر روی یک عملکرد تجاری مانند منابع انسانی، حسابداری و امور مالی، مدیریت خدمات یا مدیریت انبار تمرکز دارند. آنها کاربران را از داخل و خارج از کسب و کار شما قادر می سازند تا فرآیندهای موجود دربرنامه‌های داده شده را مشاهده و ویرایش کرده و به آنها کمک کنند.
به عنوان مثال، ممکن است سازمانی بخواهد پورتال مشتری را ارائه دهد که تأمین کنندگان را قادر به خواندن، افزودن یا اصلاح جزئیات وضعیت سفارش و سایر اطلاعات مرتبط کند.

پورتال های هوریزونتال توانایی جمع‌آوری داده از چندین برنامه متفاوت را دارند و داده‌های متفاوت را یکجا و دسته‌بندی شده به کاربر نمایش می‌دهد. (این بدان معنا نیست که پورتال های ورتیکال نمی‌توانند داده‌های برنامه های دیگر را جمع کنند، اما تمرکز اصلی آنها نیست.)

این نوع پورتال، نیاز کاربر را به چندین برنامه اصلی کسب‌وکار برای خواندن، نوشتن یا ادغام اطلاعات را از بین می برد. بنابراین، می‌تواند بهره وری و عملکرد کاربران را به طور قابل توجهی بهبود بخشد.

یک پورتال هوریزونتال مشترک می تواند به شکل یک سیستم گزارشگری مدیریتی باشد که اطلاعات شاخص عملکرد اصلی (KPI) را از چندین سیستم تجاری ارائه می‌دهد. به طور معمول کاربران این اشکال پورتال‌ها، گزارش‌هایی را از داده‌هایی که در پروفایل خود دارند می خوانند و در صورت لزوم می‌توانند تغییراتی در آن به وجود آورند.

تفاوت پرتال با سایت

به همه سایت های اینترنتی وبسایت می گویند. اما اگر سایتی علاوه بر کارکردهای معمول، به عنوان گیت ورودی، دسترسی مخاطبان به سایت ها و سامانه های متعدد وابسته را تسهیل و نظام دهی کرد، به آن پورتال می گویند.

تفاوت پورتال با cms

پورتال حاکی از ماهیت وب سایت است در حالیکه سی ام اس، نرم افزاری است که سایت را با آن راه می اندازند. البته سیستم های مدیریت محتوا در راه اندازی پرتال قوت و ضعف دارند و بعضی برای ساخت پورتال مناسب تر از بعضی دیگرند. اما با سی ام اس های معتبر، عموما می‌توان پورتال هایی قوی راه اندازی نمود.

پورتال سازمانی برای چه کسب‌وکارهایی مناسب است؟

حال که با شرح کاملی از پورتال سازمانی تعریف منسجم از آن به دست آمد، پاسخ به این سوال در ابتدای کار ضروریست. شرکت‌های بزرگ برای جذب و اشتراک گذاری منابع اطلاعاتی با پرسنل، مدیران، مشتریان، تامین‌کنندگان، واسطه‌ها، سهامداران و دیگر واحدهای وابسطه به شرکت نیاز دارند از پورتال استفاده کنند. برای هر کاربر با توجه به ماهیت فعالیتش در پورتال سطوح مختلف دسترسی تعریف می‌شود و بدین شکل مدیریت دسترسی به سادگی امکان‌پذیر است.

بدین شکل از طریق طراحی پورتال سازمانی می‌توانید دسترسی به اطلاعات را سرعت ببخشید. امنیت داده را بالا برده و بروکراسی را در سازمان خود کاهش دهید. ارتباطات بخش‌های مختلف سازمان را گسترش دهید و در نهایت با ارزیابی فرآیندهای انجام شده در هر بخش می‌توانید شاهد بهبود عملکرد و کارآیی سازمان باشید و اثر بخشی سازمان را بالا ببرید.

اثر بخشی زمانی مشخص می‌شود که نتیجه ارزیابی به شما اعلام می‌کند که زمان و هزینه ای که صرف کرده‌اید در نهایت ضعف های سازمان را جبران کرده است.

قابلیت های پرتال های سازمانی

۱- جستجو

۲- فهرست موضوعات

۳- سرویس صفحات زرد برای پیدا کردن شرکت های محلی

۴- سرویس یافتن افراد برای ردیابی شماره تلفن ها یا پست های الکترونیکی

۵- قیمت سهام

۶- تیترهای خبری

۷- وضعیت آب و هوا

۸- نتایج ورزشی

۹- فهرست رویدادها

۱۰- تالارهای گفتگو

۱۱- تابلو های پیام ها

و بسیاری از قابلیت های کاربردی دیگر؛ پورتال ها را حقیقتا به محیط شبکه ای تبدیل کرده اند که کاربران پس از چند بار استفاده از آن و رفع نیاز خود دیگر نمی توانند از عضویت در آنها چشم پوشی کنند. البته این بدان معنی نمی باشد که پرتال کاربر را وابسته به یک محیط خاص شبکه کند ،بلکه به معنی ایجاد اعتماد برای کاربران است به منظور انجام امور تجاری و اداری.